Politique de confidentialité

Selon les lois sur la protection des renseignements personnels au Canada, l’expression « renseignements personnels » désigne au sens large les renseignements sur les personnes identifiables. Ceci vise tous les types de renseignements personnels gérés par SITA, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de son site Web ou autre). Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, du courriel, du numéro de téléphone, de renseignements bancaires, etc.

En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles, dont votre nom, votre titre ou votre poste ou encore votre numéro de téléphone ou de télécopieur au travail.

Aux termes des lois sur la protection des renseignements personnels applicables, SITA est responsable des renseignements personnels dont il a la possession ou le contrôle, ce qui comprend les renseignements personnels qu’il reçoit directement, de la part de clients ou d’autres personnes, et les renseignements personnels qu’il reçoit indirectement de clients ou de tiers. Aux fins de protéger les renseignements personnels que nous recueillons, nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels, il s’agit de :

Mireille Vézina
Sita Rémunération humaine
2828, Boulevard Laurier, suite 700
Québec (Québec), G1V 0B8
Tel : 418-641-0355
info@sitarh.ca

Le responsable de la protection des renseignements personnels de SITA veille au respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, Pascale Villeneuve-Alain, associée chez SITA, assurera les fonctions de responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel de SITA ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer la protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employés et des membres de SITA tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de SITA à cet égard, le cas échéant.

Dans le cadre de nos interactions avec vous, que ce soit pour la fourniture de services conseils ou dans le cadre de nos activités, nous devons recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Cela comprend notamment sans s’y limiter :

• Vos coordonnées comme un nom, une adresse, un courriel ou un numéro de téléphone;
• Des renseignements fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de service et qui pourraient être compris comme des renseignements personnels;
• Des renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires ou des données de système de paiement;
• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication comme des commentaires, des réponses à des sondages;
• Des renseignements relatifs à l’utilisation de notre site web incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des témoins ou d’autres outils similaires;
• Des renseignements relatifs au recrutement comme des CV, des renseignements sur vos antécédents professionnels ou académiques, ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel;
• Des renseignements historiques comme le nom de vos anciens employeurs, vos titres de postes, du contenu numérique comme des photos, des vidéos ou des fichiers audios;
• Des renseignements concernant ses employés aux fins de conclure et d’exécuter leur contrat de travail et de se conformer aux différentes lois applicables en matière d’emploi;
• Tout autre renseignement personnel fourni.

SITA recueille, utilise et communique des renseignements personnels principalement pour fournir des services conseils professionnels à ses clients et pour les représenter et, notamment :

• pour amorcer et entretenir une relation avec le client, lui fournir des services et des conseils en gestion de la rémunération,
• pour échanger des renseignements personnels avec des tiers afin de fournir des services conseils dans le cadre d’une procédure en matière d’équité salariale;
• pour amorcer et entretenir des relations commerciales avec les clients, les fournisseurs et des tiers, notamment pour produire une facture, administrer les comptes, recueillir et traiter les paiements, et remplir des obligations contractuelles;
• pour communiquer avec les clients dans le cadre d’études de marché et pour évaluer le service à la clientèle et la satisfaction de la clientèle;
• pour distribuer nos publications, infolettre et nos invitations à des activités aux personnes dont le nom figure sur nos listes d’envoi;
• pour mettre à jour, améliorer et gérer nos bases de données et nos systèmes de gestion des documents, du savoir et des précédents;
• pour étudier la candidature d’employés et de membres éventuels de l’équipe de SITA;
• pour conclure et exécuter les contrats de travail avec ses employés et se conformer aux lois applicables en matière d’emploi;
• pour accroître notre entreprise et nos activités, et les gérer;
• pour déceler les erreurs, les actes de négligence, les violations de contrats, les actes frauduleux, le vol et d’autres activités illégales, et se protéger contre ceux-ci et, au besoin, pour respecter nos exigences en matière d’assurance;
• selon ce qui est autorisé aux termes des exigences ou des modalités légales ou réglementaires applicables, et pour s’y conformer;
• toute autre fin à laquelle vous avez consenti.

Afin de vous fournir nos services, il se peut que nous procédions à la transmission des renseignements personnels collectés avec certains tiers.

À cet effet, SITA pourrait divulguer vos renseignements à de tierces parties ce qui inclut notamment :

• Des tiers fournisseurs de services incluant notamment les services relatifs à notre site web (hébergement, sécurité, etc.). Les renseignements personnels fournis sont alors limités aux seuls renseignements nécessaires pour leur permettre de réaliser leurs services et ces fournisseurs sont obligés de préserver la confidentialité de ces renseignements;
• Des autorités publiques gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services.

En aucun temps, SITA ne vendra ni n’échangera vos renseignements personnels moyennant paiement. Dans ce contexte, il est possible que vos renseignements personnels soient conservés au Canada ou à l’étranger. Nous nous assurons de mettre en place les mesures de sécurité nécessaires ainsi que les ententes contractuelles pertinentes afin de protéger vos renseignements personnels.

SITA limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis. Soyez assurés que nous ne divulguerons ni n’utiliserons vos renseignements personnels à des fins autres, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne le prévoie.

De plus, comme vous pourrez le constater dans nos ententes de services, nous limitons l’accès de vos renseignements personnels qu’aux personnes ayant la qualité et la nécessité d’y accéder, et ce, pour une fin spécifique.

Nous obtiendrons le consentement du client pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sur lui, et le consentement d’autres personnes si les lois en matière de protection des renseignements personnels applicables l’exigent.

En nous fournissant des renseignements personnels, par l’intermédiaire de notre site web, par téléphone, par courriel, en personne ou par tout autre moyen, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient collectés, utilisés et divulgués conformément à la présente politique.

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique.

À la fin de la durée de conservation applicable ou lorsque les renseignements personnels ne seront plus nécessaires, SITA s’assurera :

1. De les détruire; ou
2. De les anonymiser (c’est-à-dire de les traiter de manière à ce qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il ne soit plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction des renseignements par SITA est faite de façon sécuritaire, et ce, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par SITA concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Pour en savoir, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées à la section « Accès à vos renseignements personnels ».

Nous protégeons les renseignements personnels et privilégiés dans nos dossiers et notre système de gestion des documents contre la perte, l’utilisation inappropriée, l’accès non autorisé et l’altération en recourant à des installations sécuritaires, à la protection par mot de passe, à des pratiques et des outils de sécurité standards et à des politiques et des pratiques internes bien définies et adoptée par l’ensemble des membres de l’équipe de SITA.

SITA applique les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter :

• Toute destruction accidentelle ou non conforme aux lois;
• Toute perte accidentelle;
• Toute divulgation non autorisée;
• Toute modification non autorisée;
• Tout accès non autorisé; et
• Tout traitement illégal.

Pour ce faire, nous nous assurons notamment de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.

À noter, toutefois qu’aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique n’est totalement sécuritaire. Nous ne pouvons donc garantir la sécurité des renseignements personnels qui nous sont transmis ou que vous nous fournissez, cela étant fait à vos risques et périls.

Nous ne pouvons également pas garantir que ces renseignements personnels ne seront pas obtenus, consultés, divulgués, modifiés ou détruits à la suite d’une violation de nos mesures de protection et de sécurité.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées à la section « Accès à vos renseignements personnels ».

Sous réserve des lois et règlements applicables, les clients qui souhaitent consulter, rectifier, retirer leur consentement ou faire désindexer les renseignements personnels qui figurent dans nos dossiers peuvent en faire la demande par écrit à leur chargé de projet ou directement à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Les particuliers qui ne sont pas des clients peuvent écrire à l’adresse suivante pour obtenir l’accès à leurs renseignements personnels :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Mireille Vézina
Sita Rémunération humaine
2828, Boulevard Laurier, suite 700
Québec (Québec), G1V 0B8
Tel : 418-641-0355
info@sitarh.ca

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par SITA et en demander la correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé lorsque certaines conditions par la loi sont réunies. Les personnes concernées peuvent aussi retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Afin de fournir aux clients et aux abonnés un service de qualité professionnelle et pour que les préférences demeurent pertinentes, nous pourrions vous demander de mettre à jour vos renseignements personnels, vos coordonnées ou vos préférences à l’occasion, et chaque publication, invitation et avis est assorti d’une option, soit par lien soit sur copie papier, vous permettant de refuser de les recevoir à l’avenir. Les clients sont priés de communiquer avec leur chargé de projet afin de mettre à jour les renseignements personnels qu’ils conservent dans leurs dossiers clients.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de SITA doit répondre par écrit à ces demandes dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné des dispositions légales justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de vos renseignements personnels et notre rôle, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées précédemment, ou avec votre chargé de projet.

Nous nous réservons le droit de modifier notre politique en matière de protection de renseignements personnels en tout temps par l’affichage d’une nouvelle politique sur notre site Web.

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou plus généralement à la protection de ses renseignements personnels par SITA doit le faire par écrit en s’adressant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel indiquée à la sous-section précédente.

La personne devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par SITA. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte. SITA s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les trente (30) jours de la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de SITA pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par SITA est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

SITA doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation et la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de sa plainte.

Toutefois, SITA invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par l’entreprise.

Autres précisions sur la collecte, l'utilisation et la communication de données sur le site web de SITA

• Témoins – Les témoins sont des petits éléments de données qui sont placés sur vos appareils lorsque vous visitez un site Web. Ils servent à « faire le suivi » de votre utilisation du site et à améliorer votre expérience client. SITA peut, à l’occasion, recueillir des renseignements personnels sur vous et votre utilisation du site grâce aux témoins tels qu’il est énoncé précédemment. Il est possible de régler certains navigateurs de façon à ce qu’ils rejettent tous les témoins. Si vous choisissez de modifier ainsi votre navigateur, il est possible que certaines caractéristiques offertes sur notre site web ne soient pas accessibles.
• Communications en ligne – Les utilisateurs de notre Site qui souhaitent planifier un rendez-vous avec un contact chez SITA, recevoir des publications et des renseignements, ainsi que les services requis, peuvent soumettre volontairement leurs renseignements personnels. Par la suite, ils pourront souscrire soit à des publications ou les télécharger, participer à des conférences ou d’autres activités, participer à des études ou entrer en contact avec un membre de l’équipe. Nous n’utilisons les renseignements personnels que vous fournissez qu’aux fins auxquelles vous les avez soumis. Si un abonné ou un visiteur s’est inscrit ou a assisté à une conférence ou à une autre activité par le passé, nous pouvons regrouper ces renseignements et ceux soumis sur le site. Il est possible de se désabonner ou de refuser de recevoir les communications du cabinet en tout temps par courriel à info@sitarh.ca.
• Communications par courriel – Nous pourrions faire parvenir des courriels aux abonnés ou à d’autres personnes dont les coordonnées figurent dans notre base de données afin de les informer d’activités, de conférences ou de faits nouveaux en rémunération ou de distribuer des publications. Chaque courriel renferme une option de refus et des directives sur la façon de vous désabonner si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels de la part de SITA à ces fins.
• Liens – Notre site Web peut contenir certains liens vers d’autres sites Web. Soyez conscient du fait que les exploitants de ces sites Web pourraient aussi recueillir vos renseignements personnels, ainsi que des renseignements produits en conséquence de l’utilisation de témoins lorsque vous utilisez un lien vers leurs sites Web. SITA n’est pas responsable de la façon dont ces tiers recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels. Il importe donc que vous passiez en revue leur politique en matière de protection des renseignements personnels avant de leur fournir des renseignements personnels.

Il est possible d’empêcher les fonctions de personnalisation de notre site en désactivant les témoins sur votre navigateur. Vous pouvez le faire en modifiant les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil mobile.

Toutefois, si vous décidez de refuser les témoins, certaines pages ou sections de notre site Web pourraient ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.

Le contenu de notre site Web peut être modifié à tout moment. Par conséquent, cette Politique peut faire l’objet d’une modification de temps à autre à l’avenir. Il est recommandé de la consulter à chacune de vos visites sur notre site Web afin de rester informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La présente Politique a été mise à jour la dernière fois en date du 5 janvier 2024.